Tiệc tất niên công ty: checklist 6 tuần để không cuống cuối năm
Tháng Chạp là mùa cao điểm của mọi nhà hàng. Ở Buôn Ma Thuột, các sảnh tiệc đẹp thường kín lịch tối thứ sáu, thứ bảy từ giữa tháng 12 đến sát Tết. Người phụ trách tất niên vì vậy hay rơi vào cảnh tìm chỗ muộn, chương trình làm vội. Checklist 6 tuần dưới đây giúp anh chị chủ động từ sớm.
Vì sao nên đặt từ tháng 12
- Tối cuối tuần từ 15/12 tới 25 tháng Chạp thường hết chỗ trước 3–4 tuần.
- Đặt sớm được chọn giờ đẹp, sảnh đẹp, thử món trước.
- Ở Lửa Rơm, giá giữ nguyên tới ngày tiệc sau khi cọc 20%, không lo tăng giá mùa Tết [DEMO].
- Có thời gian xin hóa đơn, duyệt chi đúng quy trình kế toán.
Lịch chuẩn bị 6 tuần
| Mốc | Việc chính |
|---|---|
| Tuần 6 | Chốt ngân sách, số người, ngày dự kiến; xin 2–3 báo giá |
| Tuần 5 | Đi xem sảnh, thử món, đặt cọc, chọn chủ đề |
| Tuần 4 | Lên kịch bản, phân công ban tổ chức, mời khách |
| Tuần 3 | Đặt quà, giải thưởng, in phông, chuẩn bị video tổng kết |
| Tuần 2 | Tập văn nghệ, chốt danh sách khen thưởng, xác nhận số khách |
| Tuần 1 | Chạy thử âm thanh, chốt số mâm, gửi thông tin hóa đơn |
Tuần 6: ngân sách
Một công thức dễ duyệt:
- Ăn uống: 60–70% ngân sách.
- Quà, giải thưởng: 15–25%.
- Trang trí, âm thanh, người dẫn: 10–15%.
- Dự phòng: 5%.
Ví dụ công ty 80 người, ngân sách 40 triệu: khoảng 26 triệu ăn uống, đủ 8 mâm Sum Vầy 2.490.000đ [DEMO] cộng đồ uống, phần còn lại cho quà và chương trình.
Tuần 5: xem sảnh, thử món
Khi đi xem, hãy hỏi kỹ:
- Sảnh chứa được bao nhiêu bàn, có cột che tầm nhìn sân khấu không.
- Có màn chiếu, máy chiếu, micro không dây không, tính phí hay miễn phí.
- Có phụ thu phục vụ, đá, khăn lạnh, giờ quá giờ không.
- Có chỗ đậu xe cho bao nhiêu xe máy, ô tô.
- Chính sách đổi ngày, hoàn cọc.
Sảnh Lửa Rơm có 30 bàn, tối đa 300 khách, có màn chiếu và âm thanh, không phí phục vụ, không phụ thu đá, khăn lạnh [DEMO].
Kịch bản chương trình mẫu 3 giờ
- 18:00–18:30 Đón khách, chụp ảnh ở góc phông.
- 18:30–18:45 Khai mạc, giám đốc phát biểu ngắn.
- 18:45–19:00 Chiếu video tổng kết năm.
- 19:00–19:45 Dùng bữa, văn nghệ nhẹ.
- 19:45–20:15 Khen thưởng cá nhân, phòng ban.
- 20:15–20:45 Trò chơi, bốc thăm may mắn.
- 20:45–21:00 Bế mạc, chụp ảnh tập thể.
Mẹo: cho khách ăn món đầu trước phần khen thưởng, người đói ngồi nghe phát biểu dài rất dễ mất kiên nhẫn. Món đầu ở Lửa Rơm lên bàn trong 15 phút [DEMO].
Âm thanh, ánh sáng
- Cần ít nhất 2 micro không dây và pin dự phòng.
- Nhạc nền chuẩn bị sẵn trong một máy, tắt thông báo điện thoại.
- Video tổng kết xuất sẵn định dạng phổ biến, chép vào 2 nơi (máy tính và thẻ nhớ).
- Chạy thử toàn bộ trước 1–2 ngày, không để tới tối tiệc mới cắm dây.
Hóa đơn VAT và chứng từ
Bộ phận kế toán thường cần:
- Báo giá có dấu, ghi rõ số mâm, đơn giá.
- Hợp đồng hoặc xác nhận đặt tiệc kèm phiếu cọc.
- Hóa đơn điện tử xuất đúng tên, mã số thuế, địa chỉ công ty.
- Bảng kê đồ uống thực tế sau tiệc.
Gửi thông tin xuất hóa đơn trước ngày tiệc giúp nhận hóa đơn ngay trong 1–2 ngày làm việc.
Những lỗi hay gặp
- Mời khách quá sát ngày, nhiều người đã kẹt lịch gia đình.
- Kịch bản quá dài, phát biểu nối tiếp hơn 30 phút.
- Không có người phụ trách đồ uống, cuối tiệc mới đếm thùng.
- Quên phần ăn chay, ăn kiêng của đồng nghiệp.
Xem thêm gói tiệc công ty, hội nghị và bảng giá các mâm tiệc. Tiệc được báo giá trọn gói trong 30 phút.
Gọi 0941 388 887 hoặc nhắn Zalo số người, ngày dự kiến và ngân sách, chúng tôi giữ sảnh và gửi báo giá kèm kịch bản mẫu cho công ty anh chị.
